Ajouter des utilisateurs invités

Remarque :

Pour ajouter des utilisateurs invités, vous devez être un utilisateur de niveau Admin ou Manager (voir "Rôles, niveaux d'accès et droits d'accès").
L'ajout et la gestion des invités se font séparément pour chacun de vos espaces de travail.

Vous êtes en mesure d'accorder aux personnes qui ne font pas partie de votre équipe de projet quotidienne un accès sécurisé à l'information. Lire à tous les éléments de l'espace de travail ou à certains d'entre eux - projets, activités, participants, documents et ressources - en les invitant dans votre espace de travail. Pour permettre une collaboration efficace, ces personnes feront partie de la liste de contacts de l'espace de travail et pourront saisir des commentaires, prendre part à des discussions, participer à des appels vidéo, accéder à des documents et les télécharger.

Vous pouvez inviter à un espace de travail en tant qu'invité toute personne disposant d'une adresse électronique, qu'elle possède déjà un compte EMDESK ou non (si elle n'a pas de compte EMDESK, il lui sera demandé de s'inscrire).

Suivez les instructions ci-dessous pour ajouter des utilisateurs invités à un espace de travail.

Cliquez sur Utilisateurs dans le menu Accueil pour ouvrir la section "Utilisateurs".

Allez dans l'onglet "Invités" et cliquez sur + Inviter un nouvel invité en bas de la section, ce qui ouvrira la boîte de dialogue "Inviter de nouveaux membres invités".

Saisissez l'adresse électronique de la personne que vous souhaitez inviter à rejoindre l'espace de travail (séparez les adresses électroniques à l'aide d'une virgule, d'un point-virgule ou d'un espace) et cliquez sur Inviter.

Conseil : Vous avez beaucoup d'adresses électroniques ? Vous pouvez copier et coller les adresses électroniques dans la zone. Veillez simplement à les séparer par une virgule, un point-virgule ou un espace.

Remarque :

L'invitation par courrier électronique contenant le lien et le message personnel sera envoyée à chacune des adresses électroniques fournies. Les invités sont censés rejoindre un espace de travail par le biais de cette invitation par courrier électronique.
Le lien contenu dans l'invitation par courrier électronique est valable pendant 7 jours. Passé ce délai, ou si l'utilisateur a égaré l'e-mail original, vous pouvez renvoyer une invitation.

Chaque utilisateur invité avec son adresse e-mail est désormais listé dans l'onglet "Invités" comme étant en attente avec l'icône "Information" jusqu'à ce qu'il accepte l'invitation à rejoindre l'espace de travail.

Vous pouvez d'ores et déjà revoir et gérer les droits d'accès des invités pendant qu'ils sont en attente :

Note : Tous les invités ont par défaut les droits suivants Droits d'accès en lecture à tous les éléments de l'espace de travail dans toutes les sections : "Projets et activités", "Participants", "Documents" et "Ressources".

Pour restreindre l'accès à tous les éléments d'une section, cliquez sur la liste déroulante de la section et choisissez Désactivé.

Pour restreindre l'accès à des éléments spécifiques dans les sections "Projets et activités", "Participants" et "Documents" (sans objet pour "Ressources"), cliquez sur Affiner dans une section où se trouve l'élément auquel l'invité ne doit pas avoir accès, définissez Désactiver dans les éléments respectifs et cliquez sur Enregistrer les modifications.

Conseil : Vous ne devez désactiver les droits d'accès au niveau de l'élément Désactiver les droits d'accès au niveau de l'élément uniquement dans le cas où les droits pour certains éléments sont différents des droits au niveau de la section. Par exemple, lorsqu'un invité a des droits d'accès en lecture au niveau de la section "Activités" et des droits d'accès "Off " pour WP1 et WP7, cela signifie que l'invité dispose des droits suivants un accès en lecture à tous les éléments de la section "Activités", à l'exception de WP1 et WP7 auxquels l'invité n'a pas accès.

Remarque : Pour convertir un invité en utilisateur, cliquez sur le menu d'action du profil de l'invité et choisissez Convertir en utilisateur dans la liste déroulante :