A propos des rôles et des droits d'accès
Remarque :
- Pour gérer les rôles et les droits d'accès des utilisateurs, vous devez être un utilisateur de niveau Admin ou Manager.
- Les rôles et les droits d'accès sont définis séparément pour chacun de vos espaces de travail. Chaque utilisateur doit être invité à l'espace de travail et accepter l'invitation par courriel.
Par espace de travail, chaque utilisateur se voit attribuer un niveau d'accès/rôle et un ensemble défini de droits d'accès, qui déterminent les capacités d'un utilisateur au sein de l'espace de travail et ce qu'il peut voir et modifier.
Niveaux d'accès / rôles
Il existe quatre niveaux d'accès / rôles différents avec un ensemble défini de droits d'accès :
- Propriétaire : Le contact légal désigné par EMDESK, le propriétaire de l'abonnement et de l'espace de travail est responsable des factures et des paiements. Par défaut, le propriétaire est la personne qui a créé l'espace de travail. Il n'y a qu'un seul propriétaire pour chaque espace de travail. Le propriétaire est marqué d'une couronne dans la section "Utilisateurs". Le propriétaire est le seul utilisateur à pouvoir supprimer l'espace de travail.
- Admin : Il a un accès complet à l'espace de travail et est responsable de son administration technique. Il peut y avoir plusieurs administrateurs dans chaque espace de travail.
- Gestionnaire : Il a un accès presque total à l'espace de travail, mais n'a pas accès à l'"abonnement". Il peut y avoir plusieurs gestionnaires dans chaque espace de travail.
- Utilisateur ordinaire : Tout utilisateur qui n'est pas propriétaire, administrateur ou gestionnaire. Il dispose d'un accès limité en lecture aux paramètres techniques et aux informations générales de l'espace de travail. Pour déterminer ce que l'utilisateur peut lire, modifier et gérer, les droits d'accès définis doivent être définis. Il peut y avoir plusieurs utilisateurs réguliers dans chaque espace de travail.
Remarque :
- Par défaut, l'utilisateur qui a créé l'espace de travail se voit attribuer les rôles de propriétaire et d'administrateur de l'espace de travail.
- Les nouveaux utilisateurs se voient attribuer par défaut le rôle d'utilisateur régulier avec les droits d'accès Gérer à tous les éléments de l'espace de travail (voir comment définir des droits d'accès précis pour les utilisateurs réguliers).
Note: Pour en savoir plus sur la gestion des rôles des utilisateurs, cliquez ici.
Droits d'accès des utilisateurs réguliers
Les utilisateurs qui n'ont pas le rôle d'administrateur ou de gestionnaire sont des utilisateurs réguliers. Pour eux, vous pouvez définir les droits d'accès par section (Projets et activités, Participants, Documents, Ressources) et par éléments spécifiques dans ces sections.
Les options de droits d'accès suivantes sont disponibles pour chaque section et chaque élément :
- Gérer : L'utilisateur a un accès complet aux données - il peut voir, modifier et gérer (ajouter, déplacer ou supprimer) les éléments de l'espace de travail.
- Modifier : L'utilisateur peut voir et modifier les éléments de l'espace de travail, mais ne peut pas les gérer (ajouter, déplacer ou supprimer).
- Lire : L'utilisateur peut voir les éléments de l'espace de travail, ajouter des commentaires et des pièces jointes, mais ne peut pas modifier et gérer les éléments (ajouter, déplacer ou supprimer).
- Désactivé : l'utilisateur n'a pas accès aux éléments de l'espace de travail.
Remarque:
- L'utilisateur doit avoir au moins des droits d'accès en lecture au projet, à l'activité ou au participant lié pour appliquer les droits d'accès définis pour la section "Ressources".
- Si les utilisateurs réguliers ont accès aux éléments associés à d'autres éléments auxquels ils n'ont pas accès, seules des informations de base sur ces éléments "hors champ" sont affichées, par exemple l'identifiant ou le nom.
Note: Pour en savoir plus sur la gestion des droits d'accès des utilisateurs réguliers, cliquez ici.
Utilisation de groupes pour définir les droits d'accès des utilisateurs
Vous pouvez organiser les utilisateurs de l'espace de travail en groupes et utiliser les groupes pour définir et accorder des droits d'accès à un certain nombre d'utilisateurs à la fois. Les utilisateurs qui rejoignent ou quittent le groupe obtiennent ou perdent automatiquement les droits d'accès définis pour le groupe. Les groupes ne peuvent pas recevoir le niveau d'accès Admin, Manager ou Owner - seul le rôle d'utilisateur régulier peut être attribué à un groupe.
Pour les ensembles critiques de droits d'accès gérés par des groupes, nous recommandons d'utiliser des groupes restreints plutôt que des groupes ouverts. Le gestionnaire de groupe contrôle alors les membres du groupe.
Remarque :
L'appartenance à un groupe permet aux utilisateurs d'acquérir divers droits d'accès. Dans ce cas, il convient d'être attentif à ce qui suit :
- les droits d'accès au niveau de l'article sont plus forts que les droits d'accès au niveau de la section
- les droits d'accès sont hiérarchisés en commençant par Gérer, qui est le droit le plus fort, et le droit le plus élevé contrebalance tous les droits subordonnés
Par exemple : Un utilisateur a des droits d'accès en lecture à la section "Plan de travail" et des droits d'accès en désactivation à "WP1", et est en même temps membre d'un groupe ayant des droits d'accès en modification à la section "Plan de travail". Dans ce cas, l'utilisateur obtiendra les droits les plus élevés du groupe au niveau de la section et aura donc des droits d'accès en modification à la section "Plan de travail", à l'exception de "WP1" - car pour cet élément, l'utilisateur a des droits de désactivation au niveau de l'élément, qui est plus élevé qu'au niveau de la section.
Note: Pour en savoir plus sur la gestion des droits d'accès des groupes, cliquez ici.