Comptabiliser les feuilles de temps comme des dépenses

Avec EMDESK, vous pouvez approuver les heures enregistrées par les utilisateurs et les comptabiliser en tant que frais de personnel dans la section Frais. En comptabilisant les temps, vous convertissez ces enregistrements de temps en dépenses. Ce processus est également révocable. Vous pouvez trouver l'option de réservation de temps dans la vue des feuilles de temps située dans l'onglet "Temps" de la section "Ressources".

Suivez les instructions ci-dessous pour comptabiliser une feuille de temps en tant que dépenses. 

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Avant la réservation, assurez-vous que les utilisateurs sont ajoutés en tant que membres aux participants (voir "Ajouter des utilisateurs aux membres des participants").

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Cliquez sur Ressources dans le menu d'accueil, ce qui ouvrira la section "Ressources".

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Allez dans l'onglet "Temps", sélectionnez la période de la feuille de temps (hebdomadaire, mensuelle ou annuelle) et l'utilisateur, puis cliquez sur le bouton "Enregistrer le temps comme dépense".

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La boîte de dialogue d'inscription s'ouvre, répertoriant tous les utilisateurs auxquels vous avez accès, ainsi que le temps total qu'ils ont consacré à des activités au cours de la période actuelle.

• Utilisateur : par défaut, l'utilisateur actuel est listé. Cliquez sur Afficher tous les utilisateurs disponibles pour réserver du temps pour plusieurs utilisateurs.
• Temps suivi: Total des heures enregistrées par l'utilisateur pour cette feuille de saisie des temps. Notez que les enregistrements déjà réservés ne sont pas pris en compte.
• Taux de coût: Choisissez le taux de coût auquel les heures seront comptabilisées. Si vous ne souhaitez pas associer de frais de personnel, sélectionnez "Pas de taux".
Remarque : Lors de la sélection des taux de coûts, seuls ceux qui répondent aux critères suivants seront affichés :
• Lié au participant auquel l'utilisateur est affecté en tant que membre. ("Ajouter des utilisateurs aux membres participants")
• Activé pour les dépenses et applicable pour la période sélectionnée. (voir "Comment modifier le taux de frais de personnel")
• Si le taux de frais de personnel choisi ne s'applique qu'à une partie de la période sélectionnée, seules les heures comprises dans cette période spécifique seront réservées à ce taux. Les heures en dehors de cette période devront être réservées à un autre tarif. Vous pouvez le faire après la première réservation.
• Participant: Participant auquel l'utilisateur est affecté en tant que membre.

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Cliquez sur Enregistrer le temps comme dépense pour confirmer l'enregistrement du temps comme dépense. Un enregistrement de dépenses est généré par utilisateur et pour chaque activité répertoriée dans la feuille de temps actuelle. Cet enregistrement consolide la somme totale du temps enregistré par les utilisateurs pour cette activité spécifique au cours de la période donnée. Les enregistrements de temps réservés sont affichés dans la feuille de temps avec l'icône "réservé".