A propos du suivi du temps

EMDESK enables users to record and track their time spent on activities like projects, work packages and tasks, planned in the Workplan using timesheets. To access your timesheet or one of a specific user, click the "Time" section in Home menu. 

The time tracking view is organised in a table format, featuring columns that depict activities planned in the Work plan section, including their actual start and end dates (also indicated with white cells). Depending on the selected view, the table shows week days in the week view, calendar days in the month view, and calendar months in the annual view, all alongside the total hours logged for the chosen time period.

Pour chaque projet ou activité présenté dans la section Plan de travail et avec au moins un accès en lecture, les utilisateurs peuvent saisir les heures travaillées un jour donné en cliquant sur la cellule du tableau correspondant à un jour/mois et à une activité, le système calculant automatiquement les totaux verticaux et horizontaux. La feuille de temps permet également d'enregistrer différents types de congés, tels que les congés annuels, parentaux ou de maladie, ce qui garantit que tous les congés sont documentés avec précision.

Au-dessus de la feuille de temps, des commandes essentielles telles que la navigation vers une autre semaine, un autre mois ou une autre année, le passage à un autre mode d'affichage, le passage à un autre utilisateur, l'exportation de la feuille de temps au format Excel ou CSV ou l'enregistrement de la feuille de temps en tant que dépenses.

Jump to:

• Showing capacity, remaining time to work and overtime
• Naviguer à travers les semaines, les mois ou les années
• Accéder aux feuilles de temps des autres utilisateurs et les gérer
• Passer de Mes activités à Toutes les activités
• Switch from timesheet to time list view
• Temps enregistré et réservé
• Exportation de la feuille de temps vers Excel ou CSV

Showing capacity, remaining time to work and overtime

The time tracking view also displays the user capacity for the day (for the weekly and monthly view) or the month (for the annual view) in the row with the total hours worked as a bar chart. As soon as a user has started recording time, the bar fills up:

• Grey: Capacity
• Green: Hours tracked
• Red: Overtime hours

Passer d'une vue hebdomadaire à une vue mensuelle ou annuelle

Dans l'onglet "Temps", vous pouvez visualiser les feuilles de temps sur une base hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. Pour changer cela, cliquez sur le menu déroulant en haut à droite et choisissez la période souhaitée.

Naviguer à travers les semaines, les mois ou les années

En haut à gauche, vous pouvez naviguer parmi les semaines, les mois ou les années pour changer la semaine, le mois ou l'année que vous êtes en train de regarder. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant et passer à la période souhaitée dans la vue du calendrier.

Accéder aux feuilles de temps des autres utilisateurs et les gérer

Les utilisateurs ayant les rôles d'accès Admin et Manager, ainsi que les utilisateurs ayant les droits d'accès Gérer à la section "Ressources" et les droits d'accès Lire à des participants spécifiques peuvent voir les feuilles de temps d'autres utilisateurs qui sont assignés en tant que membres à ces participants (voir "Comment gérer les droits d'accès" et "Ajouter des utilisateurs aux membres des participants"). Pour passer d'une feuille de temps à l'autre, cliquez sur le menu déroulant à côté de la photo/du nom de l'utilisateur et choisissez l'utilisateur dont vous souhaitez consulter la feuille de temps :

Passer de Mes activités à Toutes les activités

Par défaut, la feuille de temps n'affiche que les activités auxquelles vous êtes affecté et celles pour lesquelles vous avez déjà enregistré du temps. Pour afficher toutes les activités pour lesquelles vous avez au moins des droits d'accès en lecture (voir "Rôles, niveaux d'accès et droits d'accès"), désactivez la case à cocher "Mes activités" :

Switch from timesheet to time list view

The Time List View provides a list of all recorded times across various users and projects. To switch to the Time List View, click the list icon.

The Time List View organizes time records as a list with several columns:

• Date: Shows the exact day the time was logged.
• Activity: Task or activity linked to the time record.
• Project: Indicates the project associated with the time entry.
• Note: Provides additional comments entered with the time record.
• Tracked Time: Displays the time that was tracked.
• Type: Specifies the nature of the tracked time (e.g., Work time, Leave).
• User: Lists the user who logged the time.
• Participant: Shows the linked participant of the user.

Choose to see time records of all or a specific user:

You can sort the list by any of the columns by clicking on the column header. Additionally, filters can be applied to view records for specific dates, time types, projects or activities, participants, or notes.

Temps enregistré et réservé

À côté de la sélection de l'utilisateur, vous verrez un diagramme circulaire montrant le temps en % et en heures qui a été réservé pour l'utilisateur actuel et la période de consultation. Survolez le diagramme pour voir le nombre total d'heures enregistrées et réservées pour l'utilisateur.

Exportation de la feuille de temps vers Excel ou CSV

Pour exporter les données de la feuille de temps de la vue actuelle, cliquez sur le bouton "Exporter" à droite. Les données seront téléchargées sous forme de fichier Excel. Pour exporter les données dans un fichier CSV, cliquez sur la liste déroulante et choisissez CSV.