Personnalisez votre espace de travail

Les configurations et la structure de votre espace de travail sont basées sur le modèle que vous avez choisi lors de la création de l'espace de travail. Pour adapter ces paramètres à vos besoins personnels, cliquez sur l'onglet Paramètres sur le côté gauche de votre espace de travail, puis sur Personnalisation.

Ici, vous pouvez configurer les options suivantes :

• Types d'activités
• Statut de l'activité/événement
• Types de modèles d'état des tâches
• Types de participants
• Catégories de coûts
• Taux généraux de coûts indirects
• Règles de financement
• Paramètres d'identification

Types d'activités

Les types d'activités permettent de classer les activités en catégories. Les types d'activités sont également utilisés pour appliquer les règles de financement, mais ils peuvent aussi être utilisés pour analyser par type d'activité ou pour rechercher et filtrer vos activités par type.

Pour modifier l'ordre des types d'activité, faites glisser le type d'activité vers la bonne position.

Pour créer de nouveaux types d'activité ou pour mettre à jour, supprimer ou dupliquer un type d'activité existant, suivez les instructions ci-dessous.

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Pour créer un nouveau type d'activité, cliquez sur + Ajouter un type d'activité sous la liste des types d'activité existants. Vous pouvez également survoler un type d'activité existant et cliquer sur l'icône "Modifier" à droite pour ouvrir le type d'activité dans la barre latérale.

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Saisir ou mettre à jour les propriétés de l'activité :

• Short: cliquez sur l'espace réservé ou le short existant en haut de la page et saisissez/mettez à jour le nom du short.
• Nom: Cliquez dans le champ et saisissez/mettez à jour le nom.
• Couleur: Choisissez une couleur pour le type d'activité (les activités liées à ce type sont ensuite marquées de cette couleur).

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Cliquez sur Enregistrer le type d'activité en bas de la barre latérale pour créer ou mettre à jour le type d'activité.

Pour les types d'activité existants, vous avez la possibilité de les supprimer ou de les dupliquer en cliquant sur le menu d'action en haut à droite de la barre latérale.

Statut de l'activité/événement

Le statut de l'activité ou de l'événement correspond aux options disponibles pour définir l'état d'avancement ou d'achèvement lors de la publication d'une mise à jour d'une activité ou d'un événement, par exemple : commencé, terminé ou atteint.

Pour modifier l'ordre du statut de l'activité/événement, faites glisser le statut vers la bonne position.

Pour créer un nouveau statut d'activité/d'événement ou pour mettre à jour, supprimer ou dupliquer un statut d'activité/d'événement existant, suivez les instructions ci-dessous.

1

Pour créer un nouveau statut, cliquez sur + Ajouter un statut sous la liste des statuts existants. Vous pouvez également survoler un statut existant et cliquer sur l'icône "Modifier" à droite pour ouvrir le statut dans la barre latérale.

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Saisir ou mettre à jour les propriétés de l'état :

• Nom: Cliquez sur l'espace réservé ou sur le nom court existant en haut de la page et saisissez/mettez à jour le nom.
• Description: Cliquez dans le champ et donnez une description
• Couleur: cliquez sur la couleur que vous souhaitez voir apparaître dans le plan de travail lorsqu'une activité atteint ce statut.
• Ce statut doit être atteint: Cliquez sur la case à cocher pour indiquer que ce statut doit être atteint pour que l'activité ou l'événement soit considéré comme achevé ou atteint, par exemple Achevé ou Réalisé; vous pouvez définir plusieurs statuts comme devant être atteints.

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Cliquez sur Enregistrer la mise à jour en bas de la barre latérale pour créer ou mettre à jour le statut.

Pour les statuts existants, vous avez la possibilité de les supprimer ou de les dupliquer en cliquant sur le menu d'action en haut à droite de la barre latérale.

Types de modèles d'état des tâches

Les statuts des tâches visent à indiquer l'état d'avancement des tâches de votre espace de travail, par exemple Ouvert, En cours de travail ou Terminé.

Pour créer un nouveau statut de tâche ou pour mettre à jour ou supprimer un statut existant, suivez les instructions ci-dessous.

Types de participants

Les types de participants permettent de classer vos participants en catégories. Les types de participants sont également utilisés pour appliquer les règles de financement, mais ils peuvent aussi être utilisés pour analyser par type de participants, ou pour rechercher et filtrer vos participants par type.

Pour modifier l'ordre des types de participants, faites glisser le type de participant vers la bonne position.

Pour créer de nouveaux types de participants ou pour mettre à jour, supprimer ou dupliquer un type de participant existant, suivez les instructions ci-dessous.

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Pour créer un nouveau type de participant, cliquez sur + Ajouter un type de participant sous la liste des types de participants existants. Vous pouvez également survoler un type de participant existant et cliquer sur l'icône "Modifier" à droite pour ouvrir le type de participant dans la barre latérale.

2

Saisissez ou mettez à jour les propriétés du type de participant :

• Short : Cliquez sur l'espace réservé ou le short existant en haut de la page et saisissez/mettez à jour le nom du short.
• Nom: Cliquez dans le champ et saisissez/mettez à jour le nom.
• Description: Cliquez dans le champ et donnez une description

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Cliquez sur Enregistrer le type de participant en bas de la barre latérale pour créer ou mettre à jour le type d'activité.

Pour les types de participants existants, vous avez la possibilité de les supprimer ou de les dupliquer en cliquant sur le menu d'action situé en haut à droite de la barre latérale. 

Catégories de coûts

Les catégories de coûts permettent d'organiser le budget et les dépenses en catégories. Les catégories de coûts sont également utilisées pour appliquer les règles de financement, mais elles peuvent aussi être utilisées pour analyser par catégorie de coûts, ou pour rechercher et filtrer vos activités par catégorie de coûts.

Pour modifier l'ordre des catégories de coûts, faites glisser la catégorie vers la bonne position.

Pour créer de nouvelles catégories de coûts ou pour mettre à jour, supprimer ou dupliquer une catégorie de coûts existante, suivez les instructions ci-dessous.

1

Pour créer une nouvelle catégorie de coûts, cliquez sur + Ajouter une catégorie de coûts sous la liste des catégories de coûts existantes. Vous pouvez également survoler une catégorie de coûts existante et cliquer sur l'icône "Modifier" à droite pour ouvrir les catégories de coûts dans la barre latérale.

2

Saisir ou mettre à jour les propriétés de la catégorie de coûts : 

• Short: cliquez sur l'espace réservé ou le short existant en haut de la page et saisissez/mettez à jour le nom du short.
• Nom: Cliquez dans le champ et saisissez/mettez à jour le nom.
• Classe de coût: Sélectionnez la classe de coûts dans la liste déroulante : Frais de personnel, Autres coûts directs ou Sous-traitance.
• Type: Cliquez sur le menu déroulant et définissez si la catégorie de coûts est basée sur un taux unitaire ou sur des coûts fixes.
• Tags: Ajouter des étiquettes pour catégoriser avec n'importe quelle étiquette

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Cliquez sur Enregistrer la catégorie de coûts en bas de la barre latérale pour créer ou mettre à jour le type d'activité.

Pour les catégories de coûts existantes, vous avez la possibilité de les supprimer ou de les dupliquer en cliquant sur le menu d'action en haut à droite de la barre latérale.

Taux généraux de coûts indirects

Vous pouvez créer un taux général de coûts indirects au niveau d'un projet qui sera appliqué à tous les participants travaillant dans l'espace de travail d'un projet. Créez un taux de coûts indirects général spécifique pour chaque catégorie de coûts ou définissez le même taux de coûts indirects général pour toutes les catégories de coûts. Si chaque participant a un taux de coût indirect spécifique, vous pouvez le définir dans le "Profil financier" d'un participant.

Pour créer un nouveau taux général de coûts indirects ou pour mettre à jour, supprimer ou dupliquer un taux existant, suivez les instructions ci-dessous.

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Pour créer un nouveau taux de coûts indirects généraux, cliquez sur + Ajouter un taux de coûts indirects sous la liste des taux de coûts existants. Vous pouvez également survoler un taux de coût indirect général existant et cliquer sur l'icône "Modifier" à droite pour ouvrir le taux de coût dans une barre latérale.

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Dans la barre latérale, vous pouvez créer ou mettre à jour le taux général de coûts indirects :

• Taux (%): Cliquez sur l'espace bleu et saisissez/mettez à jour le taux (vous pouvez également définir le taux de coûts indirects en faisant glisser le curseur vers la gauche ou la droite).
• Nom: Saisir/mettre à jour un nom pour le taux de coût indirect général.
• Description (facultatif) : Saisir/mettre à jour une description
• Catégories de coûts : Cochez la case de chaque catégorie de coûts à laquelle le taux doit s'appliquer (les catégories de coûts peuvent être configurées dans les paramètres de personnalisation des catégories de coûts).
Note : Seules les catégories de coûts pour lesquelles aucun taux de coûts indirects n'a encore été défini sont proposées pour cette sélection.

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Cliquez sur Enregistrer le taux de coût dans le coin inférieur droit.

Conseil : si nécessaire, répétez les étapes jusqu'à ce que les taux généraux de coûts indirects soient définis pour toutes les catégories de coûts.

Pour les taux de coûts indirects généraux existants, vous avez la possibilité de les supprimer ou de les dupliquer en cliquant sur le menu d'action en haut à droite de la barre latérale.

Règles de financement

Avec les règles de financement, vous avez la possibilité de gérer le financement du projet et de définir des règles sur la manière dont le financement est calculé. Le financement est calculé sur la base d'un pourcentage du budget ou des dépenses. Des règles doivent être définies pour calculer le financement. Une règle de financement consiste en un taux de financement (%) qui est appliqué au budget ou aux dépenses des activités concernées. Les activités qui relèvent de la règle de financement sont déterminées par le type d'activité, le type de participant et la catégorie de coûts.

Pour créer de nouvelles règles de financement ou pour mettre à jour et supprimer des règles de financement existantes, suivez les instructions ci-dessous.

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Pour créer une nouvelle règle de financement, cliquez sur + Ajouter une règle de financement sous la liste des règles de financement existantes. Vous pouvez également survoler une règle de financement existante et cliquer sur l'icône "Modifier" à droite pour ouvrir la règle de financement dans la barre latérale.

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Saisir ou mettre à jour les propriétés de la règle de financement :

• Nom: Cliquez sur l'espace réservé ou le nom existant en haut de la page et saisissez/mettez à jour le nom.
• Type de participant: Sélectionnez tous les types d'organisation ou un type d'organisation spécifique dans la liste déroulante.
• Type d'activité: Sélectionnez tous les types d'activité ou un type d'activité spécifique dans la liste déroulante.
• Catégorie de coût: Sélectionnez toutes les catégories de coûts ou une catégorie spécifique dans la liste déroulante.
• Financement direct: Définir le pourcentage de financement des coûts directs
• Financement des coûts indirects : Définir le pourcentage de financement des coûts indirects
• Description: Cliquez dans le champ et donnez une description

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Cliquez sur Enregistrer la méthode de financement en bas de la barre latérale pour créer ou mettre à jour la règle de financement.

Pour les règles de financement existantes, vous avez la possibilité de les supprimer en cliquant sur le menu d'action en haut à droite de la barre latérale.

Paramètres d'identification

Convention de numérotation des activités et des événements

Les options d'identification vous permettent de définir les conventions de numérotation des activités et des événements à chaque niveau de votre organigramme technique de projet.

Pour personnaliser le format de numérotation, mettez à jour la syntaxe de numérotation en utilisant les variables de comptage disponibles (décrites ci-dessous) et cliquez sur Enregistrer les modifications.

Variables de comptage disponibles :

Pour ajouter d'autres niveaux à votre organigramme fonctionnel, cliquez sur + Ajouter un niveau. 

Pour supprimer un niveau, survolez-le et cliquez sur X à droite (vous ne pouvez supprimer que le niveau le plus bas).

Convention de numérotation des participants

Les paramètres d'identification vous permettent de définir les conventions de numérotation des participants à chaque niveau de la structure hiérarchique de vos participants.

Pour personnaliser le format de numérotation, mettez à jour la syntaxe de numérotation en utilisant les variables de comptage disponibles (décrites ci-dessous) et cliquez sur Enregistrer les modifications.

Variables de comptage disponibles :

Pour ajouter des niveaux supplémentaires à la structure hiérarchique de vos participants, cliquez sur + Ajouter un niveau. 

Pour supprimer un niveau, survolez-le et cliquez sur X à droite (vous ne pouvez supprimer que le niveau le plus bas).