Gérer les groupes et les membres

Pendant la durée de vie d'un projet, vous pouvez créer de nouveaux groupes, supprimer des groupes, mettre à jour les propriétés des groupes, ajouter et supprimer des membres de groupes.

Tous les groupes sont répertoriés dans la section "Groupes" du menu d'accueil sous forme de tableau triable et consultable, avec des détails tels que le nom du groupe, les membres, le gestionnaire du groupe, l'adresse électronique du groupe, le niveau d'accès, le nom abrégé, la description et les balises. L'icône "+" en haut à droite du tableau permet de masquer/dissimuler les colonnes.

Pour trouver un groupe, utilisez les champs de recherche des en-têtes de colonne ou cliquez sur un en-tête de colonne pour modifier le tri.

Suivez les instructions ci-dessous pour savoir comment procéder :

• Ajouter un ou plusieurs membres du groupe
• Supprimer un ou plusieurs membres du groupe
• Approuver les demandes d'adhésion à un groupe restreint
• Mise à jour des propriétés du groupe
• Supprimer un groupe

Ajouter un ou plusieurs membres du groupe

1

Cliquez sur Groupes dans le menu d'accueil, ce qui ouvrira la section "Groupes".

2

Cliquez sur le groupe que vous souhaitez modifier ou cliquez sur l'icône "Modifier", ce qui ouvrira une barre latérale pour le groupe.

3

Dans la barre latérale, sélectionnez l'onglet "Membres".

4

La liste des membres du groupe apparaît, cliquez sur Ajouter un membre au-dessus du tableau "Membres".

5

La liste des non-membres du groupe s'affiche, cochez les cases du ou des membres à ajouter et cliquez sur Ajouter un membre.

Conseil

• Vous pouvez utiliser le champ de recherche en haut de la liste pour rechercher rapidement des membres en tapant leur nom.
• Les utilisateurs invités dont l'acceptation du projet est encore en suspens sont inclus dans la liste des membres et peuvent déjà être ajoutés à un groupe.

6

Pour ajouter de nouveaux membres au groupe, cliquez sur Enregistrer le groupe en bas de la barre latérale.

Supprimer un ou plusieurs membres du groupe

1

Cliquez sur Groupes dans le menu d'accueil, ce qui ouvrira la section "Groupes".

2

Cliquez sur le groupe que vous souhaitez modifier ou cliquez sur l'icône "Modifier", ce qui ouvrira une barre latérale pour le groupe.

3

Dans la barre latérale, sélectionnez l'onglet "Membres".

4

La liste des membres du groupe s'affiche, cochez les cases à gauche du ou des membres à supprimer et cliquez sur X en haut.

Conseil : vous pouvez utiliser le champ de recherche en haut de la liste pour rechercher rapidement des membres en tapant leur nom.

5

Cliquez sur Supprimer dans la fenêtre qui s'affiche.

6

Pour supprimer les membres du groupe, cliquez sur Enregistrer le groupe en bas de la barre latérale.

Approuver les demandes d'adhésion à un groupe restreint

1

Cliquez sur Groupes dans le menu d'accueil, ce qui ouvrira la section "Groupes".

2

Cliquez sur le groupe qui a des demandes en attente dans la colonne "Membre" ou cliquez sur l'icône "Modifier", ce qui ouvrira une barre latérale pour le groupe.

3

Dans la barre latérale, sélectionnez l'onglet "Membres".

4

La liste des membres du groupe s'affiche, faites défiler vers le bas jusqu'à la liste des demandes en attente et refusez ou acceptez les demandes.

Conseil : Survolez la flèche verte pour voir quand l'utilisateur a demandé à rejoindre le groupe.

5

Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur Enregistrer le groupe en bas de la barre latérale.

Mise à jour des propriétés du groupe

1

Cliquez sur Groupes dans le menu d'accueil, ce qui ouvrira la section "Groupes".

2

Cliquez sur le groupe que vous souhaitez mettre à jour ou cliquez sur son icône "Modifier", ce qui ouvrira une barre latérale pour le groupe.

3

Dans la barre latérale, vous pouvez mettre à jour les propriétés suivantes du groupe :

• Image : Pour mettre à jour une image pour le groupe, cliquez sur l'icône photo ou faites glisser un fichier image.
• Nom : Cliquez sur l'espace bleu et mettez à jour le nom du groupe.
• Nom abrégé : cliquez dans le champ et mettez à jour le nom abrégé du groupe.  
• Brève description : Fournir / modifier la description du groupe
• Gestionnaire de groupe:: Cliquez sur la liste déroulante pour sélectionner un autre utilisateur ; il ne peut y avoir qu'un seul gestionnaire de groupe par groupe.
• Niveau d'accès:: Choisir "Ouvert" (les utilisateurs peuvent rejoindre / quitter sans approbation) ou "Restreint" (les utilisateurs doivent obtenir l'approbation du gestionnaire de groupe pour rejoindre / quitter).
• Privé : Permet de masquer/libérer le groupe pour tous les membres qui n'en font pas partie (à l'exception des administrateurs et des responsables, voir "Rôles, niveaux d'accès et droits d'accès").
• Enable Group Mail: Activer / désactiver l'option de liste de diffusion pour le groupe - lorsque l'option est activée, le champ "Adresse électronique" apparaît, saisissez la partie de l'adresse électronique avant le symbole @ (partie locale), par exemple "financereps" pour l'adresse électronique "financereps@groups.emdesk.com" :

Remarque :

• L'adresse électronique ne doit pas comporter de caractères non pris en charge et la longueur est min. 3, max. 63.
• L'adresse électronique doit être unique dans le domaine @groups.emdesk.com et est sujette à disponibilité.
• Le domaine de l'adresse électronique est fixe et ne peut être modifié.
• Par défaut, tous les utilisateurs du groupe auront le droit d'envoyer et de recevoir des courriels ; pour mettre à jour ces droits, veuillez consulter "Option de liste de diffusion pour les groupes".

• Activer les droits des groupes : Pour commencer à gérer les droits d'accès de tous les membres d'un groupe au niveau du groupe, activez la bascule des droits du groupe :

Remarque :

• Par défaut, les droits d'accès des groupes sont définis sur Gérer les droits d'accès à toutes les sections. Allez dans la section "Utilisateur" pour ajuster les droits d'accès des groupes.
• Tous les membres du groupe héritent des droits d'accès définis pour ce groupe.
• L'appartenance à des groupes permet aux utilisateurs d'acquérir divers droits d'accès. Dans ce cas, les droits d'accès sont hiérarchisés, en commençant par Gérer, qui est le droit le plus fort, et le droit le plus élevé contrebalance tous les droits subordonnés.
  
  Par exemple : Un utilisateur a des droits d'accès en lecture à la section "Documents" et est en même temps membre d'un groupe ayant des droits d'accès en édition à la section "Documents". L'utilisateur obtiendra les droits les plus élevés du groupe et aura donc des droits d'accès en modification à la section "Documents".

• Tags: Cliquez et catégorisez le groupe en ajoutant des balises; tapez votre propre balise ou choisissez parmi la liste de balises proposées (cliquez sur X pour supprimer une balise).

4

Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur Enregistrer le groupe en bas de la barre latérale.

Supprimer un groupe

1

Cliquez sur Groupes dans le menu d'accueil, ce qui ouvrira la section "Groupes".

2

Cliquez sur le menu d'action rapide du groupe que vous souhaitez supprimer et choisissez Supprimer dans la liste déroulante.

3

Pour supprimer le groupe, cliquez sur Oui dans la fenêtre qui s'affiche.