Suivre les autres dépenses

Avec EMDESK, vous pouvez suivre et rapporter les autres dépenses effectuées par les participants sur les éléments de travail. Vous pouvez trouver le suivi des dépenses dans l'onglet "Dépenses" de la section "Ressources". Tous les enregistrements sont organisés sous forme de tableau avec des options de filtrage, de recherche et d'exportation des enregistrements de dépenses.

Pour déclarer les frais de personnel, veuillez lire Suivre les frais de personnel et les efforts.

Suivez les instructions ci-dessous pour déclarer vos dépenses.

1

Cliquez sur Ressources dans le menu d'accueil, ce qui ouvrira la section "Ressources".

2

Cliquez sur l'onglet "Dépenses", puis sur + Signaler une dépense en bas de page.

3

La nouvelle barre latérale des dépenses s'ouvre alors, dans laquelle vous pouvez déclarer la dépense :

• Coût (€): Entrez le montant de l'argent dépensé
• Date: Définir la date ou une période de temps (les coûts sont répartis uniformément sur la période) à laquelle les coûts ont été dépensés.
Conseil : Si vous avez déjà périodes de rapport crééesVous pouvez choisir l'une des périodes de déclaration. Cliquez sur  Définir la période au lieu de la date, puis Sélectionnez plutôt la période de rapport, et sélectionnez la période de reporting concernée :





• Activité: Sélectionnez l'activité pour laquelle les coûts ont été dépensés
• Participant: Sélectionner le participant où les coûts ont été encourus
• Catégorie de coût: Sélectionnez une catégorie de coûts du type "Fix"
  
  
  Note : Les catégories de coûts peuvent être personnalisées et configurées dans les dans les paramètres de personnalisation. Il existe 2 types de catégories de coûts : les montants fixes ( Fixe) et les montants basés sur le taux ( Taux). Les coûts basés sur les taux sont par exemple des coûts de personnel et dépendent de la quantité et du taux, tandis que les coûts basés sur les montants fixes sont des coûts fixes pour les biens et les services.
  Remarque : si vous souhaitez déclarer des frais de personnel, lisez la section "Suivi du temps et des frais de personnel".
• Taux de coût indirect: Une fois que la catégorie de coût et le participant sont sélectionnés, le taux de coût indirect est sélectionné automatiquement. 
Note : Pour modifier le taux de coût indirect, vous devez avoir au moins les droits suivants le droit d'accès à l'édition pour le participant sur lequel vous faites un rapport et ajuster le taux de coût dans son Profil financier (voir " Rôles, niveaux d'accès et droits d'accès").
• Description (facultatif) : Saisir une brève description des coûts
• Non éligible : Activer la bascule lorsque les coûts ne sont pas éligibles au financement.
• Pas de frais généraux : Activer la case à cocher lorsque le taux de coûts indirects ne doit pas être appliqué.
• Étiquettes (facultatif) : Classer et étiqueter les coûts à l'aide d'étiquettes.

4

Une fois que vous avez rempli toutes les informations, cliquez sur Enregistrer la dépense.

Note : L'activité, le participant et la catégorie de coûts doivent être définis pour chaque dépense, sinon la dépense est considérée comme non affectée. Les entrées non affectées sont listées dans un tableau séparé à la fin de l'onglet "Dépenses" et ne sont pas comptabilisées dans les dépenses.