Suivre les autres dépenses

With EMDESK, you can track and report other expenses that have occurred by participants on work items. You can find the expense tracking in the "Expenses" section. All records are organised in the table view with the options to filter, search, and export expenses records.

Pour déclarer les frais de personnel, veuillez lire Suivre les frais de personnel et les efforts.

Suivez les instructions ci-dessous pour déclarer vos dépenses.

Note: The "Resources" menu was recently removed. The sections previously under it, like "Budget" and "Expense," are now accessible directly from the main menu to make navigation easier.

1

Click Expenses in Home menu, this will open the "Expenses" section.

2

Then click + Report Expense at the bottom.

3

La nouvelle barre latérale des dépenses s'ouvre alors, dans laquelle vous pouvez déclarer la dépense :

• Cost (€): Enter the cost amount (see here for foreign currency)
• Date: Définir la date ou une période de temps (les coûts sont répartis uniformément sur la période) à laquelle les coûts ont été dépensés.
Conseil : Si vous avez déjà périodes de rapport crééesVous pouvez choisir l'une des périodes de déclaration. Cliquez sur  Définir la période au lieu de la date, puis Sélectionnez plutôt la période de rapport, et sélectionnez la période de reporting concernée :





• Activity: Select the project or activity for which the costs were spent
• Participant: Sélectionner le participant où les coûts ont été encourus
• Catégorie de coût: Sélectionnez une catégorie de coûts du type "Fix"
  
  
  Note: Cost categories can be customised and configured in the Customisation settings. There are 2 types of cost categories: fix amounts ( Fix) and rate-based amounts ( Rate) costs. Rate-based are e.g. personnel costs and depend on the quantity and rate, whereas the fixed amounts costs are fix costs for goods and services.
  Note: If you would like to report personnel costs, then read "Track time and personnel costs".
• Taux de coût indirect: Une fois que la catégorie de coût et le participant sont sélectionnés, le taux de coût indirect est sélectionné automatiquement. 
Note: To edit the indirect cost rate, you must have at least Edit access right to the participant you are reporting about and adjust the cost rate in its Financial Profile (see "Roles, access levels, and access rights").
• Description (facultatif) : Saisir une brève description des coûts
• Non éligible : Activer la bascule lorsque les coûts ne sont pas éligibles au financement.
• Pas de frais généraux : Activer la case à cocher lorsque le taux de coûts indirects ne doit pas être appliqué.
• Étiquettes (facultatif) : Classer et étiqueter les coûts à l'aide d'étiquettes.

4

Une fois que vous avez rempli toutes les informations, cliquez sur Enregistrer la dépense.

Note : L'activité, le participant et la catégorie de coûts doivent être définis pour chaque dépense, sinon la dépense est considérée comme non affectée. Les entrées non affectées sont listées dans un tableau séparé à la fin de l'onglet "Dépenses" et ne sont pas comptabilisées dans les dépenses.