Suivre les dépenses et les efforts en matière de personnel

Avec EMDESK, vous pouvez suivre les coûts de personnel et les efforts déployés par les participants sur les éléments de travail, par exemple les projets, les lots de travaux et les tâches. 

Vous trouverez le suivi des dépenses dans l'onglet "Dépenses" de la section "Ressources". Tous les enregistrements sont organisés sous forme de tableau, avec des options de filtrage, de recherche ou d'exportation.

Pour déclarer les dépenses relatives à d'autres coûts, par exemple les biens et les services, veuillez lire la section "Déclaration des dépenses". 

Suivez les instructions ci-dessous pour déclarer les frais de personnel et les efforts. 

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Cliquez sur Ressources dans le menu d'accueil, ce qui ouvrira la section "Ressources".

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Allez dans l'onglet "Dépenses" et cliquez sur + Déclarer les dépenses en bas de page. Vous pouvez également déclarer des dépenses en utilisant le menu d'options pour chaque activité sous Plan de travail ou pour chaque participant sous Participants.

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Une barre latérale s'ouvre alors, dans laquelle vous pouvez déclarer les frais de personnel :

• Date : Fixer la date ou la période (le coût/l'effort sera réparti uniformément sur la période).
Conseil : Si vous avez déjà périodes de rapport crééesvous pouvez les utiliser à la place en cliquant sur " Définir la période au lieu de la date" et  puis en cliquant sur " Sélectionner la période de rapport à la place"toutes les périodes de déclaration apparaissent pour la sélection :



• Activité : Sélectionnez l'activité pertinente
• Participant: Sélectionner le participant concerné
• Catégorie de coût: Sélectionnez un Le personnel la catégorie des coûts de type "Taux" pour saisir les coûts plus les efforts basés sur un taux ; pour saisir les coûts uniquement, sélectionner la catégorie des coûts de type "Taux". Le personnel catégorie de coûts du type "Fix"
  
  
  Remarque : il peut y avoir plusieurs catégories de coûts de personnel. Les catégories de coûts peuvent être personnalisées et configurées dans dans les paramètres de personnalisation. Il existe 2 types de catégories de coûts : les montants fixes ( Fixe) et les montants basés sur le taux ( Taux). Les coûts basés sur les taux sont par exemple des coûts de personnel et dépendent de la quantité et du taux, tandis que les coûts basés sur des montants fixes sont des coûts fixes pour des biens ou des services. 
• Taux de coût indirect: Une fois que la catégorie de coût et le participant sont sélectionnés, le taux de coût indirect est sélectionné automatiquement, car il dépend de la catégorie de coût et du participant sélectionnés.
Note : Pour modifier le taux de coût indirect, vous devez avoir au moins les droits suivants le droit d'accès à l'édition pour le participant sur lequel vous faites un rapport et ajuster son taux de coût dans le Profil financier (voir " Rôles, niveaux d'accès et droits d'accès").
• Taux de coût : Sélectionnez le taux correct parmi les options disponibles, qui dépendent du participant sélectionné (disponible uniquement lorsque vous choisissez la catégorie de frais de personnel du type "Taux").
Remarque :

• Pour modifier les taux de coûts par défaut, vous devez avoir au moins le droit d'accès " Editer" pour le participant sur lequel vous faites un rapport et mettre à jour le taux de coûts dans son profil financier (voir "Rôles, niveaux d'accès et droits d'accès").
• Pour déclarer l'effort/le temps sans les coûts, choisissez "Pas de taux", l'entrée pour les coûts disparaîtra alors :



• Effort : Une fois que vous avez choisi le taux de coût, la saisie de l'effort apparaît. Saisissez le montant de l'effort dépensé. L'unité est définie en fonction de l'unité définie dans le taux de coût (Personne/mois (PM), Personne/jour (PD), ou Personne/heure (PH)). Pour modifier l'unité, cliquez sur le menu déroulant :



Note : Pour ajuster l'unité de temps par défaut pour le taux de coût, vous devez au moins avoir les droits d'accès suivants des droits d'accès à la modification pour le participant sur lequel vous faites un rapport et mettre à jour le taux de coût dans son Profil financier (voir " Rôles, niveaux d'accès et droits d'accès").
• Coût (€) : Le coût est calculé automatiquement en fonction de l'effort et du taux (en option, vous pouvez saisir les coûts en premier, l'effort est calculé en fonction du taux).
• Description (facultatif) : Saisissez une brève description
• Non éligible : Basculer le commutateur pour ne pas calculer le financement
• Pas de frais généraux : Basculer le commutateur pour ne pas ajouter les coûts indirects.
• Étiquettes (facultatif) : Classer et étiqueter les coûts à l'aide de balises (voir "Utiliser des balises").

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Une fois que vous avez rempli toutes les informations décrites ci-dessus, cliquez sur Enregistrer la dépense.

Note : L'activité, le participant et la catégorie de coût doivent être définis pour chaque dépense, sinon la dépense est considérée comme non affectée. Les entrées non affectées sont listées dans un tableau séparé à la fin de l'onglet "Dépenses" et ne sont pas comptabilisées dans les dépenses.