Suivre les dépenses et les efforts en matière de personnel

Avec EMDESK, vous pouvez suivre les coûts de personnel et les efforts déployés par les participants sur les éléments de travail, par exemple les projets, les lots de travaux et les tâches. 

You can find the expense tracking in the "Expenses" section. All records are organised in the table view with the options to filter, search, or export.

Pour déclarer les dépenses relatives à d'autres coûts, par exemple les biens et les services, veuillez lire la section "Déclaration des dépenses". 

Suivez les instructions ci-dessous pour déclarer les frais de personnel et les efforts. 

Note: The "Resources" menu was recently removed. The sections previously under it, like "Budget" and "Expense," are now accessible directly from the main menu to make navigation easier.

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Click Expenses in Home menu, this will open the "Expenses" section.

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Then click + Report Expense at the bottom. You can also report expenses using the option menu at each activitiy under Workplan or at each participant under Participants.

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Une barre latérale s'ouvre alors, dans laquelle vous pouvez déclarer les frais de personnel :

• Date : Fixer la date ou la période (le coût/l'effort sera réparti uniformément sur la période).
Conseil : Si vous avez déjà périodes de rapport crééesvous pouvez les utiliser à la place en cliquant sur "Définir la période au lieu de la date" et  puis en cliquant sur "Sélectionner la période de rapport à la place"toutes les périodes de déclaration apparaissent pour la sélection :



• Activity: Select the relevant project or activity
• Participant: Sélectionner le participant concerné
• Catégorie de coût: Sélectionnez un Le personnel la catégorie des coûts de type "Taux" pour saisir les coûts plus les efforts basés sur un taux ; pour saisir les coûts uniquement, sélectionner la catégorie des coûts de type "Taux". Le personnel catégorie de coûts du type "Fix"
  
  
  Note: There may be more than one personnel cost categories. Cost categories can be customised and configured in the Customisation settings. There are 2 types of cost categories: fix amounts ( Fix) and rate-based amounts ( Rate) costs. Rate-based are e.g. personnel costs and depend on the quantity and rate, whereas the fixed amounts costs are fix costs for goods or services. 
• Taux de coût indirect: Une fois que la catégorie de coût et le participant sont sélectionnés, le taux de coût indirect est sélectionné automatiquement, car il dépend de la catégorie de coût et du participant sélectionnés.
Note: To edit the indirect cost rate, you must have at least Edit access right to the participant you are reporting about and adjust its cost rate in the Financial Profile (see "Roles, access levels, and access rights").
• Taux de coût : Sélectionnez le taux correct parmi les options disponibles, qui dépendent du participant sélectionné (disponible uniquement lorsque vous choisissez la catégorie de frais de personnel du type "Taux").
Remarque :

• Pour modifier les taux de coûts par défaut, vous devez avoir au moins le droit d'accès " Editer" pour le participant sur lequel vous faites un rapport et mettre à jour le taux de coûts dans son profil financier (voir "Rôles, niveaux d'accès et droits d'accès").
• Pour déclarer l'effort/le temps sans les coûts, choisissez "Pas de taux", l'entrée pour les coûts disparaîtra alors :



• Effort : Une fois que vous avez choisi le taux de coût, la saisie de l'effort apparaît. Saisissez le montant de l'effort dépensé. L'unité est définie en fonction de l'unité définie dans le taux de coût (Personne/mois (PM), Personne/jour (PD), ou Personne/heure (PH)). Pour modifier l'unité, cliquez sur le menu déroulant :



Note: To adjust the default time unit for the cost rate, you must have al least Edit access rights to the participant you are reporting about and update the cost rate in its Financial Profile (see "Roles, access levels, and access rights").
• Coût (€) : Le coût est calculé automatiquement en fonction de l'effort et du taux (en option, vous pouvez saisir les coûts en premier, l'effort est calculé en fonction du taux).
• Description (facultatif) : Saisissez une brève description
• Non éligible : Basculer le commutateur pour ne pas calculer le financement
• Pas de frais généraux : Basculer le commutateur pour ne pas ajouter les coûts indirects.
• Étiquettes (facultatif) : Classer et étiqueter les coûts à l'aide de balises (voir "Utiliser des balises").

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Une fois que vous avez rempli toutes les informations décrites ci-dessus, cliquez sur Enregistrer la dépense.

Note : L'activité, le participant et la catégorie de coût doivent être définis pour chaque dépense, sinon la dépense est considérée comme non affectée. Les entrées non affectées sont listées dans un tableau séparé à la fin de l'onglet "Dépenses" et ne sont pas comptabilisées dans les dépenses.