Importation de dépenses

EMDESK permet de suivre et de rapporter les dépenses effectuées par les participants sur les projets et les activités de votre espace de travail. Les dépenses (coûts et temps) sont créées et enregistrées pour un projet/activité et un participant dans la section "Ressources".

Si vous avez déjà suivi les dépenses de votre projet en dehors d'EMDESK, vous pouvez importer vos dépenses dans votre espace de travail EMDESK.

Suivez les instructions ci-dessous pour importer des enregistrements de dépenses dans un espace de travail EMDESK.

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Pour importer des enregistrements de dépenses, préparez votre fichier de données pour l'importation :

• Le fichier doit être au format XLSX, d'une taille maximale de 2 Mo, et ne comporter qu'une seule feuille (pour plus d'informations sur les exigences techniques relatives aux fichiers, cliquez ici).
• Le fichier XLSX doit contenir les colonnes requises avec les en-têtes suivants :

Unité	Pour les catégories de coûts de type "taux" : Pour importer des coûts, saisissez EUR (ou laissez le champ vide). Pour importer l'effort de personnel, saisissez PH (heure-personne), PD (jour-personne) ou PM (mois-personne). Note : Si elle n'est pas définie, la valeur par défaut est EUR. Pour les catégories de coûts de type "fixe" : laisser vide
Montant	Selon l'unité choisie, le montant peut correspondre à des coûts ou à des efforts de personnel. Saisissez le montant dans les formats numériques suivants : 1000,00 ; 1000.00 ; ou 1.000,00 (si ce n'est pas le cas, la valeur par défaut est 0.00).
Activité	Projet ou activité lié(e) à une dépense - saisissez le nom ou l'identifiant exact du projet ou de l'activité tel qu'il est défini dans la section "Plan de travail" de votre espace de travail*, par exemple Tâche 1.1 ou Présélection et analyse.
Participant	Participant lié à la note de frais - saisissez l'identifiant exact, le nom abrégé ou le nom du participant tel que défini dans la section "Participant" de votre espace de travail*, par exemple P1, BWE ou Wayne Enterprises.
Catégorie de coût	Catégorie de coûts de l'enregistrement des dépenses - saisissez le nom abrégé exact de la catégorie de coûts telle qu'elle est définie dans votre espace de travail* (lisez ici où trouver l'aperçu des catégories de coûts de votre espace de travail).
Coût du personnel Taux Nom	Pour les catégories de coûts de type "taux" : indiquez le nom exact du taux de frais de personnel du participant lié (lisez ici où trouver les taux de frais de personnel des participants). Pour les catégories de coûts de type "fixe" : laisser vide
Date	Date de l'enregistrement de la dépense dans le format suivant : YYYY-MM-DD * la valeur doit exister dans votre espace de travail, l'enregistrement importé est attribué au premier élément trouvé avec cette valeur.

• Le fichier XLSX peut également contenir des informations supplémentaires dans les colonnes facultatives suivantes :

Date de fin	La fin de la période pour laquelle les dépenses ont été engagées
Description	Description de l'enregistrement des dépenses
Non éligible	Lorsque l'enregistrement des dépenses n'est pas éligible au financement, entrez : TRUE Lorsque l'enregistrement de la dépense est éligible au financement, saisir : FAUX
Pas de frais généraux	Lorsque le taux de coûts indirects ne doit pas être appliqué, entrez : VRAI Lorsque le taux de coûts indirects doit être appliqué, entrer : FAUX : FAUX
Tags	Ajoutez des étiquettes pour l'enregistrement des dépenses, en les séparant par une virgule sans espace, par exemple tag1,tag2,tag3 * la valeur doit exister dans votre espace de travail, l'enregistrement importé est assigné au premier élément trouvé avec cette valeur.

Voici un exemple de ce à quoi peut ressembler votre fichier de données :

Note : Toutes les lignes cachées dans le fichier Excel seront reconnues pour l'importation. Les lignes cachées dans le fichier Excel seront reconnues pour l'importation et si ces lignes ne sont pas censées être importées, elles doivent être supprimées.

Conseil : Pour télécharger un exemple de fichier Excel, allez dans la section "Ressources", cliquez sur l'onglet "Dépenses", puis sur le bouton "+ Importer" au bas de la section, et enfin sur le bouton "Exemple de feuille de calcul" :

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Lorsque le fichier est prêt à être importé, cliquez sur Ressources dans le menu Accueil pour ouvrir la section "Ressources".

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Cliquez sur l'onglet "Dépenses", puis sur + Importer en bas, ce qui ouvre la boîte de dialogue "Téléchargez votre fichier".

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Cliquez sur la zone "Sélectionner ou déposer un fichier" pour télécharger le fichier depuis votre ordinateur ou faites simplement glisser le fichier dans cette zone.   

Remarque : l'importation ne prend en charge que les fichiers XLSX.

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Faites correspondre les en-têtes de colonne de votre fichier aux propriétés des dépenses dans la fenêtre qui s'affiche.

• Certaines colonnes peuvent être déjà mappées sur la base de leur nom, elles sont marquées en vert :

• Pour représenter les autres colonnes, cliquez sur le menu déroulant à droite et choisissez la propriété correspondante :

Remarque : les colonnes qui ne sont pas mappées ne seront pas importées dans l'espace de travail.

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Cliquez sur Importer maintenant en bas de la fenêtre.

• Si l'importation s'effectue sans problème, un message vert apparaît, indiquant que tous les enregistrements de votre fichier ont été reconnus avec succès :
  
  

  

Remarque : Les dépenses importées sont exprimées dans la devise définie dans les paramètres généraux de l'espace de travail. paramètres généraux de l'espace de travail.
Astuce : Tous les enregistrements de dépenses provenant de l'importation ont une étiquette "import_[Date]_[Heure]", par exemple "import_2022-10-20_12-10-13". Pour trouver rapidement et mettre à jour/supprimer les enregistrements de l'importation, utilisez la balise pour filtrer les données, utilisez la balise pour filtrer les données.
• Si l'importation s'effectue avec quelques problèmes, un message orange apparaît, indiquant que tous les enregistrements de votre fichier n'ont pas été reconnus (les valeurs des propriétés n'étaient pas dans le bon format ou n'ont pas pu être mises en correspondance avec les enregistrements existants) et précisant qu'un fichier d'erreur a été téléchargé :



Le fichier d'erreurs ne contient que les enregistrements de dépenses qui n'ont pas été importés et indique en rouge les valeurs erronées. Modifiez les données incorrectes et répétez la procédure d'importation pour les nouvelles données jusqu'à ce que tous les enregistrements soient acceptés.

Note : Pour en savoir plus sur l'importation d'activités et d'événements de projet, de participants, de taux de frais de personnel et de postes budgétaires dans un espace de travail EMDESK, cliquez ici.