Créer, mettre à jour et déplacer des activités

Les projets, les activités et les événements (jalons et produits livrables) sont gérés dans la section "Plan de travail".

Les activités et les événements font partie des projets et peuvent être organisés selon la structure souhaitée, par exemple Paquets de travail > Tâches > Sous-tâches. Avant de concevoir votre plan de travail, vérifiez et définissez les niveaux et les identifiants souhaités dans les paramètres de personnalisation.

• Créer des activités
• Activités d'édition et de déplacement

Créer des activités

1

Cliquez sur Plan de travail dans le menu d'accueil, ce qui ouvrira la section "Plan de travail".

2

Cliquez sur + Ajouter une activité au bas de la section, ce qui ouvrira la barre latérale "Nouvelle activité".

Conseil : Pour ajouter une nouvelle sous-activité, sélectionnez "Ajouter une sous-activité" dans le menu d'action de l'élément parent souhaité. Cette opération définit automatiquement le parent de la sous-activité :

3

Dans la barre latérale, vous pouvez définir les propriétés suivantes pour la nouvelle activité :

• Nom: Cliquez sur l'espace réservé en haut et saisissez un nom pour l'activité.
• Sélectionner les assign és (facultatif) : Cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez les destinataires de l'activité.
• ID: il est donné par défaut, mais vous pouvez personnaliser le format de l'ID dans les paramètres de personnalisation; vous pouvez également remplacer le numéro d'ID automatique en cliquant sur l'icône "Modifier" et en saisissant le nom de l'ID souhaité.
• Description (facultatif) : Cliquez dans le champ et donnez une description de l'activité.
• Objectifs (facultatif) : Cliquez dans le champ et définissez les objectifs de l'activité.
• Prédécesseurs (facultatif) : Si d'autres projets, activités et/ou événements doivent se terminer avant que cette activité ne puisse commencer, sélectionnez-les comme prédécesseurs dans le menu déroulant.
• Responsable. Participant (facultatif) : Attribuez un participant responsable de l'activité ; cliquez sur Ajouter des participants principaux si vous avez plusieurs participants responsables (jusqu'à 3 participants principaux disponibles).
• Autres participants (facultatif) : Affecter d'autres participants liés à l'activité
• Type d'activité: Choisissez le type approprié dans le menu déroulant (ces types sont fournis par le modèle d'espace de travail sélectionné lors de la création de l'espace de travail ; toutefois, vous pouvez les personnaliser dans les paramètres de personnalisation).
• Début: Sélectionnez un mois de début pour l'activité, M01 correspondant à la date de début initiale du projet.
• Durée: Définir la durée de l'activité en mois.

Remarque : lorsque vous ajoutez des sous-activités à une activité, sa durée est automatiquement mise à jour pour s'étendre du début de la sous-activité la plus ancienne à la fin de la plus récente.

• Tags (facultatif) : Catégoriser l'activité en ajoutant des tags
• Achèvement: Au fur et à mesure des mises à jour de l'état de l'activité ou de ses sous-activités, la barre de progression se met à jour pour indiquer le pourcentage d'achèvement actuel et l'état le plus récent.
• Activer les rapports de mise à jour: Activer/désactiver pour activer ou désactiver les mises à jour directes au niveau du projet.

Conseil : Pour ajouter l'activité à une position spécifique en tant que sous-activité sous un projet spécifique, cliquez sur l'icône "Déplacer vers" dans l'indicateur de chemin en haut de la barre latérale et choisissez la position en cliquant sur la flèche correspondante (d'autres activités doivent déjà avoir été créées).

Si vous ne définissez pas la position, la nouvelle activité est ajoutée en tant que dernier élément au bas du premier projet de votre espace de travail.

Remarque : Lorsque vous choisissez une position autre que la dernière, la numérotation de toutes les activités et sous-activités suivantes est modifiée en conséquence.

4

Cliquez sur Enregistrer l'activité en bas de la barre latérale, l'activité est créée à la position correspondante dans le plan de travail.  

Activités d'édition et de déplacement

1

Cliquez sur Workplan dans le menu d'accueil, ce qui ouvre la section "Workplan". 

2

Cliquez sur l'activité que vous souhaitez modifier / déplacer ou cliquez sur l'icône "Modifier", ce qui ouvrira une barre latérale pour l'activité. 

3

Dans la barre latérale, vous pouvez mettre à jour les propriétés suivantes de l'activité :

• Nom: Modifier le nom de l'activité
• Sélectionnez les assignés : Cliquez sur la liste déroulante et mettez à jour les assignés pour l'activité.
• ID: il est donné par défaut, mais vous pouvez personnaliser le format de l'ID dans les paramètres de personnalisation; vous pouvez également remplacer le numéro d'ID automatique en cliquant sur l'icône "Modifier" et en saisissant le nom de l'ID souhaité.
• Description: Modifier la description de l'activité
• Objectifs: Modifier les objectifs de l'activité
• Prédécesseurs: Si d'autres activités, projets et/ou événements doivent se terminer avant que cette activité ne puisse commencer, sélectionnez-les comme prédécesseurs dans le menu déroulant.
• Responsable. Participant: Attribuez l'activité à un autre participant principal ; cliquez sur Ajouter d'autres participants si vous avez plusieurs participants responsables (disponibles jusqu'à 3 participants principaux).
• Autres participants: Mettre à jour les participants supplémentaires affectés à l'activité
• Type d'activité: Choisissez le nouveau type dans le menu déroulant (ces types sont fournis par le modèle d'espace de travail sélectionné lors de la création de l'espace de travail ; toutefois, vous pouvez les personnaliser dans les paramètres de personnalisation).
• Début: Modifier le mois de début de l'activité, M01 correspondant à la date de début initiale du projet.y
• Durée: Modifier la durée de l'activité en mois.

Remarque : lorsque vous ajoutez des sous-activités à une activité, sa durée est automatiquement mise à jour pour s'étendre du début de la sous-activité la plus ancienne à la fin de la plus récente.

• Tags: Catégoriser l'activité en ajoutant des balises
• Achèvement: Au fur et à mesure des mises à jour de l'état de l'activité ou de ses sous-activités, la barre de progression se met à jour pour indiquer le pourcentage d'achèvement actuel et l'état le plus récent.
• Activer les rapports de mise à jour: Activer/désactiver pour activer ou désactiver les mises à jour directes au niveau du projet.

Pour déplacer l'activité vers une autre position ou sous un autre projet, cliquez sur l'icône "Déplacer vers" dans l'indicateur de chemin en haut de la barre latérale et choisissez la nouvelle position en cliquant sur la flèche correspondante :

Remarque :

• Si une activité est déplacée sous un autre projet ou une autre activité et dure plus longtemps que son "parent", le projet et l'activité "parent" adopteront la durée de cette activité "enfant".
• Lorsque vous déplacez une activité autrement qu'en dernière position, la numérotation de toutes les activités et sous-activités suivantes est modifiée en conséquence.

4

Une fois que vous avez terminé vos modifications, cliquez sur Enregistrer l'activité en bas de la barre latérale.