Importation de données dans le plan de travail

Le plan de travail est un outil de planification, de suivi et de mise en œuvre de projet qui vous permet de créer plusieurs plans temporels de projet, de gérer et d'exécuter des activités et des événements planifiés (par exemple, des produits livrables, des étapes). En personnalisant les paramètres d'identification des activités et des événements, il est possible de créer n'importe quelle structure de répartition du travail, par exemple "Paquets de travail > Tâches > Sous-tâches".

Si vous avez déjà élaboré un calendrier de projet en dehors de l'application EMDESK, vous pouvez importer les données de votre projet dans le plan de travail. 

La fonction d'importation permet d'importer des activités et des événements sous des activités "parentes" spécifiques, pour cela ces activités "parentes" doivent déjà se trouver dans votre espace de travail. Pour construire l'organigramme fonctionnel, nous recommandons donc d'importer les activités et les événements niveau par niveau selon leur structure hiérarchique en commençant par le niveau le plus élevé. 

Après l'importation, vous avez toujours la possibilité de réorganiser les activités et les événements en les déplaçant vers de nouvelles positions (lisez ici comment déplacer des activités et des événements). 

Suivez les instructions ci-dessous pour importer des activités et des événements dans un espace de travail EMDESK.

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Pour importer des activités, des livrables et des jalons, préparez votre fichier de données pour l'importation :

• Le fichier doit être au format XLSX, d'une taille maximale de 2 Mo, et ne comporter qu'une seule feuille (pour plus d'informations sur les exigences techniques relatives aux fichiers, cliquez ici).
• Le fichier doit contenir des colonnes obligatoires avec les en-têtes suivants :

Type	Spécifiez le type d'élément du plan de travail - il doit s'agir d'une activité, d'un produit livrable ou d'un jalon.
Nom	Indiquer le nom de l'élément du plan de travail, par exemple étude de marché ou rapport technique.
Type d'activité	Pour les activités : indiquez le type d'activité - saisissez le nom court exact du type d'activité tel qu'il est défini dans votre espace de travail*, par exemple RIA ou IA (lisez ici ce qu'est un type d'activité et où le trouver) Pour les événements : laissez vide
Date du plan	Pour les activités : saisissez la date de début dans le format suivant : AAAA-MM-JJ Pour les événements : saisissez la date d'échéance dans le format suivant : AAAA-MM-JJ
Durée (en mois)	Pour les activités : saisir la durée en mois en utilisant des caractères numériques, par exemple 24 Pour les événements : laisser vide * la valeur doit exister dans votre espace de travail, l'enregistrement importé est attribué au premier élément trouvé avec cette valeur

• Le fichier peut également contenir des informations supplémentaires dans les colonnes facultatives suivantes :

Description	Description de l'élément du plan de travail
Objectifs	Objectifs du plan de travail
Participant	Participant principal de l'élément du plan de travail - saisissez l'ID exact, le nom court ou le nom du participant tel que défini dans la section "Participant" de votre espace de travail*, par exemple P1, BWE ou Wayne Enterprises.
Autres participants	Participants supplémentaires impliqués dans l'élément du plan de travail - saisissez les identifiants exacts, les noms courts ou les noms des participants tels que définis dans la section "Participant" de votre espace de travail*, en séparant les entrées par une virgule sans espace, par exemple P2,P3 ou FGE,SIZ.
Tags	Ajouter des balises pour l'élément du plan de travail, en les séparant par une virgule sans espace, par exemple tag1,tag2,tag3
Identifiant personnalisé	Si nécessaire, vous avez la possibilité de définir un identifiant personnalisé pour l'élément du plan de travail (s'il n'est pas défini, le système définira les identifiants en fonction des paramètres d'identification de l'espace de travail).
Activité des parents	Activité parente de l'élément du plan de travail - saisissez le nom exact ou l'identifiant de l'activité tel que défini dans la section "Plan de travail" de votre espace de travail*, par exemple WP1 ou Évaluation des marchés pertinents. * La valeur doit exister dans votre espace de travail, l'enregistrement importé est attribué au premier élément trouvé avec cette valeur.

Voici un exemple de ce à quoi peut ressembler votre fichier de données :

Note : Toutes les lignes cachées dans le fichier Excel seront reconnues pour l'importation. Les lignes cachées dans le fichier Excel seront reconnues pour l'importation et si ces lignes ne sont pas censées être importées, elles doivent être supprimées.

Conseil : Pour télécharger un exemple de fichier Excel, allez dans la section "Plan de travail", cliquez sur le bouton "+ Importer" au bas de la section, choisissez un projet, puis cliquez sur le bouton "Exemple de feuille de calcul" : 

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Lorsque le fichier est prêt à être importé, cliquez sur Plan de travail dans le menu Accueil pour ouvrir la section "Plan de travail".

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Cliquez sur + Import en bas, ce qui ouvre la boîte de dialogue "Choose the project".

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Cliquez sur le menu déroulant, choisissez le projet sous lequel vous souhaitez importer des activités et des événements et cliquez sur Suivant.

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Une nouvelle boîte de dialogue apparaît, cliquez sur la zone "Sélectionner ou déposer un fichier" pour télécharger le fichier depuis votre ordinateur ou faites simplement glisser le fichier dans cette zone.   

Remarque : l'importation ne prend en charge que les fichiers XLSX.

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Faites correspondre les en-têtes de colonne de votre fichier aux propriétés des éléments du plan de travail dans la fenêtre qui apparaît.

• Certaines colonnes peuvent être déjà mappées sur la base de leur nom, elles sont marquées en vert :

• Pour représenter les autres colonnes, cliquez sur le menu déroulant à droite et choisissez la propriété correspondante :

Remarque : les colonnes qui ne sont pas mappées ne seront pas importées dans l'espace de travail.

Conseil : Pour les propriétés requises, vous pouvez également saisir des valeurs par défaut qui seront définies lors de l'importation pour chaque élément du plan de travail importé depuis le fichier. Pour cela, n'associez pas ces propriétés à l'une des colonnes - au lieu de cela, cliquez sur  Suivant et saisissez la valeur par défaut en regard de la propriété concernée ou choisissez l'option dans la liste déroulante :

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Cliquez sur Importer maintenant en bas de la fenêtre.

• Si l'importation s'effectue sans problème, un message vert apparaît, indiquant que tous les enregistrements de votre fichier ont été reconnus avec succès :
  
  

  

  Les éléments du plan de travail importés sont ajoutés dans la section "Plan de travail" à la fin de la liste des activités et des événements du "parent" qui existent déjà (s'ils existent).

  Astuce : Toutes les activités et tous les événements issus de l'importation ont une étiquette "import_[Date]_[Heure]", par exemple "import_2022-10-20_12-10-13". Pour trouver rapidement et mettre à jour/supprimer les enregistrements de l'importation, utilisez la balise pour filtrer les données, utiliser la balise pour filtrer les données.
• Si l'importation s'effectue avec quelques problèmes, un message orange apparaît, indiquant que tous les enregistrements de votre fichier n'ont pas été reconnus (les valeurs des propriétés n'étaient pas dans le bon format ou n'ont pas pu être mises en correspondance avec les enregistrements existants) et précisant qu'un fichier d'erreur a été téléchargé :



Le fichier d'erreurs contient uniquement les éléments du plan de travail qui n'ont pas été importés et indique en rouge les valeurs erronées. Modifiez les données incorrectes et répétez la procédure d'importation pour ce nouveau fichier de données jusqu'à ce que tous les enregistrements soient acceptés.