Importer des participants

Les participants sont les membres de votre espace de travail qui contribuent aux projets, sont affectés aux tâches des projets, fournissent et/ou consomment les ressources des projets. En personnalisant les paramètres d'identification des participants, vous pouvez créer n'importe quelle structure hiérarchique de votre équipe de projet et de votre consortium, par exemple "Organisations > Départements > Équipes > Individus". 

Si vous disposez déjà d'une liste des participants à votre espace de travail, vous pouvez l'importer dans EMDESK. 

La fonction d'importation permet d'importer des participants sous des participants "parents" spécifiques, pour cela ces participants "parents" doivent déjà se trouver dans votre espace de travail. Pour construire une structure hiérarchique de votre consortium, nous recommandons donc d'importer les participants niveau par niveau selon la structure hiérarchique en commençant par le niveau le plus élevé. 

Après l'importation, vous avez toujours la possibilité de réorganiser les participants en les déplaçant vers de nouvelles positions (voir ici comment déplacer des participants). 

Suivez les instructions ci-dessous pour importer des participants dans un espace de travail EMDESK.

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Pour importer des participants, préparez votre fichier de données pour l'importation :

• Le fichier doit être au format XLSX, d'une taille maximale de 2 Mo, et ne comporter qu'une seule feuille (pour plus d'informations sur les exigences techniques relatives aux fichiers, cliquez ici).
• Le fichier XLSX doit contenir les colonnes requises avec les en-têtes suivants :

Nom du participant	Indiquer le nom d'un participant, par exemple Wayne Enterprises, Team A, Roland Meyer.
Court	Indiquer le nom abrégé du participant, par exemple WE, TeamA, Roland
Type de participant	Indiquez le type de participant - saisissez le nom court exact du type de participant tel qu'il est défini dans votre espace de travail* (lisez ici ce qu'est un type de participant et où le trouver) * la valeur doit exister dans votre espace de travail, l'enregistrement importé est attribué au premier élément trouvé avec cette valeur.

• Le fichier XLSX peut également contenir des informations supplémentaires dans les colonnes facultatives suivantes :

Description	Description
Autres	Autres informations
Limite budgétaire	Définir la limite budgétaire pour le participant dans l'un des formats numériques suivants : 1000,00 ; 1000.00 ; ou 1.000,00 (la limite budgétaire est importée dans la devise définie dans les paramètres généraux du projet).
Adresse 1	Adresse dans n'importe quel format
Adresse 2	Adresse supplémentaire dans n'importe quel format
Code postal	Code postal dans n'importe quel format
Boîte postale	Boîte postale dans n'importe quel format
Ville	Ville
Pays	Pays
Téléphone	Téléphone dans n'importe quel format
Fax	Fax dans n'importe quel format
Site web	Site web dans n'importe quel format
Tags	Ajoutez des balises, en les séparant par une virgule sans espace, par exemple tag1,tag2,tag3
Identifiant personnalisé	Si nécessaire, vous avez la possibilité de définir un identifiant personnalisé pour le participant (si ce n'est pas le cas, le système définira les identifiants en fonction des paramètres d'identification de votre espace de travail).
Parent participant	Participant parent du participant - saisissez l'identifiant exact, le nom court ou le nom du participant tel que défini dans la section "Participants" de votre espace de travail*, par exemple P1, BWE ou Wayne Enterprises. * La valeur doit exister dans votre espace de travail, l'enregistrement importé est attribué au premier élément trouvé avec cette valeur.

Voici un exemple de ce à quoi peut ressembler votre fichier de données :

Note : Toutes les lignes cachées dans le fichier Excel seront reconnues pour l'importation. Les lignes cachées dans le fichier Excel seront reconnues pour l'importation et si ces lignes ne sont pas censées être importées, elles doivent être supprimées.

Conseil : Pour télécharger un exemple de fichier Excel, allez dans la section "Participants", cliquez sur le bouton "+ Importer" au bas de la section, puis cliquez sur le bouton "Exemple de feuille de calcul" : 

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Lorsque le fichier est prêt à être importé, cliquez sur Participants dans le menu Accueil pour ouvrir la section "Participants".

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Cliquez sur + Importer en bas, ce qui ouvrira la boîte de dialogue "Charger votre fichier".

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Cliquez sur la zone "Sélectionner ou déposer un fichier" pour télécharger le fichier depuis votre ordinateur ou faites simplement glisser le fichier dans cette zone.   

Remarque : l'importation ne prend en charge que les fichiers XLSX.

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Faites correspondre les en-têtes de colonne de votre fichier aux propriétés des participants dans la fenêtre qui apparaît.

• Certaines colonnes peuvent être déjà mappées sur la base de leur nom, elles sont marquées en vert :

• Pour représenter les autres colonnes, cliquez sur le menu déroulant à droite et choisissez la propriété correspondante :

Remarque : les colonnes qui ne sont pas mappées ne seront pas importées dans l'espace de travail.

Conseil : Pour les propriétés requises, vous pouvez également saisir des valeurs par défaut qui seront définies lors de l'importation pour chaque participant importé à partir du fichier. Pour cela, n'associez pas ces propriétés à l'une ou l'autre des colonnes - au lieu de cela, cliquez sur  Suivant et saisissez la valeur par défaut en regard de la propriété concernée ou choisissez l'option dans la liste déroulante :

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Cliquez sur Importer maintenant en bas de la fenêtre.

• Si l'importation s'effectue sans problème, un message vert apparaît, indiquant que tous les enregistrements de votre fichier ont été reconnus avec succès :
  
  

  

  Les participants importés sont ajoutés dans la section "Participants" à la fin de la liste des participants déjà existants (s'ils existent) : 
  

  

Astuce : Tous les participants de l'importation ont une étiquette "import_[Date]_[Heure]", par exemple "import_2022-10-20_12-10-13". Pour trouver rapidement et mettre à jour/supprimer les enregistrements de l'importation, utilisez la balise pour filtrer les données, utilisez la balise pour filtrer les données.
• Si l'importation s'effectue avec quelques problèmes, un message orange apparaît, indiquant que tous les enregistrements de votre fichier n'ont pas été reconnus (les valeurs des propriétés n'étaient pas dans le bon format ou n'ont pas pu être mises en correspondance avec les enregistrements existants) et précisant qu'un fichier d'erreur a été téléchargé :



Le fichier d'erreurs ne contient que les participants qui n'ont pas été importés et indique en rouge les valeurs erronées. Modifiez les données incorrectes et répétez le processus d'importation pour ces nouvelles données jusqu'à ce que tous les enregistrements soient acceptés.