Importation du budget

Avec EMDESK, vous pouvez planifier et créer un budget pour des projets et chaque activité individuelle de votre plan de travail. Chaque entrée budgétaire est planifiée pour un projet/activité spécifique et un participant dans la section "Ressources".

Si vous avez déjà élaboré le budget de votre projet en dehors d'EMDESK, vous pouvez importer vos données budgétaires dans votre espace de travail EMDESK.

Suivez les instructions ci-dessous pour importer un budget dans un espace de travail EMDESK.

1

Pour importer des postes budgétaires, préparez votre fichier de données pour l'importation :

• Le fichier doit être au format XLSX, d'une taille maximale de 2 Mo, et ne comporter qu'une seule feuille (pour plus d'informations sur les exigences techniques relatives aux fichiers, cliquez ici).
• Le fichier XLSX doit contenir les colonnes requises avec les en-têtes suivants :

Unité	Pour les catégories de coûts de type "taux" : Pour importer des coûts, saisissez EUR (ou laissez le champ vide). Pour importer l'effort de personnel, saisissez PH (heure-personne), PD (jour-personne) ou PM (mois-personne). Note : Si elle n'est pas définie, la valeur par défaut est EUR. Pour les catégories de coûts de type "fixe" : laisser vide
Montant	Selon l'unité choisie, le montant peut correspondre à des coûts ou à des efforts de personnel. Saisissez le montant dans les formats numériques suivants : 1000,00 ; 1000.00 ; ou 1.000,00 (si ce n'est pas le cas, la valeur par défaut est 0.00).
Activité	Projet ou activité lié(e) à une inscription budgétaire - saisissez le nom ou l'identifiant exact du projet ou de l'activité tel que défini dans la section "Plan de travail" de votre espace de travail*, par exemple Tâche 1.1 ou "Examen préalable et analyse".
Participant	Participant lié à l'entrée budgétaire - saisissez l'ID exact, le nom court ou le nom du participant tel que défini dans la section "Participant" de votre espace de travail*, par exemple P1, BWE ou Wayne Enterprises.
Catégorie de coût	Catégorie de coût de l'entrée budgétaire - saisissez le nom court exact de la catégorie de coût telle que définie dans votre espace de travail* (lisez ici où trouver l'aperçu des catégories de coût de votre espace de travail), par exemple Personnel, Matériel, Voyage.
Coût du personnel Taux Nom	Pour les catégories de coûts de type "rate" : saisissez le nom exact du taux de frais de personnel dans le profil financier du participant lié (lisez ici où trouver les taux de frais de personnel des participants), par exemple Marilyn Smith, assistante de projet Pour les catégories de coûts de type "fix" : laissez vide * la valeur doit exister dans votre espace de travail, l'enregistrement importé est assigné au premier élément trouvé avec cette valeur

• Le fichier XLSX peut également contenir des informations supplémentaires dans les colonnes facultatives suivantes :

Mois de début	Mois de début de la saisie budgétaire, il doit être compris dans la durée de l'activité concernée (s'il n'est pas défini, la saisie budgétaire est supposée par défaut être dépensée de manière égale sur la durée de l'activité), par exemple M02 ou M16.
Fin du mois	Mois de fin de l'enregistrement budgétaire, il doit être compris dans la durée de l'activité concernée (s'il n'est pas défini, l'enregistrement des coûts est supposé par défaut être dépensé de manière égale sur la durée de l'activité), par exemple M05 ou M23.
Description	Description de l'écriture budgétaire
Tags	Ajouter des étiquettes pour l'entrée budgétaire, en les séparant par une virgule sans espace, par exemple tag1,tag2,tag3 * la valeur doit exister dans votre espace de travail, l'enregistrement importé est assigné au premier élément trouvé avec cette valeur.

Voici un exemple de ce à quoi peut ressembler votre fichier de données :

Note : Toutes les lignes cachées dans le fichier Excel seront reconnues pour l'importation. Les lignes cachées dans le fichier Excel seront reconnues pour l'importation et si ces lignes ne sont pas censées être importées, elles doivent être supprimées.

Conseil : Pour télécharger un exemple de fichier Excel, allez dans la section "Ressources", cliquez sur le bouton "+ Importer" au bas de la section, puis cliquez sur le bouton "Exemple de feuille de calcul" : 

2

Lorsque le fichier est prêt à être importé, cliquez sur Ressources dans le menu Accueil pour ouvrir la section "Ressources".

3

Cliquez sur + Importer en bas, ce qui ouvrira la boîte de dialogue "Charger votre fichier".

4

Cliquez sur la zone "Sélectionner ou déposer un fichier" pour télécharger le fichier depuis votre ordinateur ou faites simplement glisser le fichier dans cette zone.   

Remarque : l'importation ne prend en charge que les fichiers XLSX.

5

Faites correspondre les en-têtes de colonne de votre fichier aux propriétés du budget dans la fenêtre qui apparaît.

• Certaines colonnes peuvent être déjà mappées sur la base de leur nom, elles sont marquées en vert :

• Pour représenter les autres colonnes, cliquez sur le menu déroulant à droite et choisissez la propriété correspondante :

Remarque : les colonnes qui ne sont pas mappées ne seront pas importées dans l'espace de travail.

6

Cliquez sur Importer maintenant en bas de la fenêtre.

• Si l'importation s'effectue sans problème, un message vert apparaît, indiquant que tous les enregistrements de votre fichier ont été reconnus avec succès :
  
  

       

Remarque : Les écritures budgétaires importées sont libellées dans la devise définie dans les paramètres généraux de l'espace de travail. paramètres généraux de l'espace de travail.
Astuce : Toutes les entrées de budget provenant de l'importation ont une étiquette "import_[Date]_[Heure]", par exemple "import_2022-10-20_12-10-13". Pour trouver rapidement et mettre à jour/supprimer les enregistrements de l'importation, utilisez la balise pour filtrer les données, utilisez la balise pour filtrer les données.
• Si l'importation s'effectue avec quelques problèmes, un message orange apparaît, indiquant que tous les enregistrements de votre fichier n'ont pas été reconnus (les valeurs des propriétés n'étaient pas dans le bon format ou n'ont pas pu être mises en correspondance avec les enregistrements existants) et précisant qu'un fichier d'erreur a été téléchargé :



Le fichier d'erreurs ne contient que les écritures budgétaires qui n'ont pas été importées et indique en rouge les valeurs erronées. Modifiez les données incorrectes et répétez le processus d'importation pour les nouvelles données jusqu'à ce que tous les enregistrements soient acceptés.

Note : Pour en savoir plus sur l'importation d'activités et d'événements de projet, de participants, de taux de frais de personnel et d'enregistrements de dépenses dans un espace de travail EMDESK, cliquez ici.